Hoe verloopt het proces eigenlijk, waarbij een groot bedrijf als wehkamp.nl een vestigingsgemeente zoekt voor zijn nieuw te bouwen distributiecentrum? Deze vraag was het uitgangspunt voor een beknopte reconstructie van de onderhandelingen tussen de gemeente Zwolle en de online retailer. 

Publicatie: de Ondernemer, bijlage van de Stentor (2014)
 

---

Maandenlang ‘top secret’ overleg leidt tot vestiging distributiecentrum wehkamp.nl in Zwolle
 

,,Ik heb regelmatig gedacht: dit gaat mis, nu komt het uit”

Onder de codenaam project Engine onderhandelden de gemeente Zwolle en wehkamp.nl maanden over de vestigingsplaats van wat het grootste e-commerce distributiecentrum ter wereld zal worden. Absolute geheimhouding was vereist. Andries van Daalen: ,,Ik heb regelmatig gedacht: dit gaat mis. Nu komt het uit.”

In maart 2013 hoort Gert Engelsman, accountmanager van de gemeente Zwolle, via wethouder René de Heer voor het eerst over de plannen van wehkamp.nl. Het distributiecentrum in Dedemsvaart groeit uit haar jasje. De zeven verschillende locaties met in totaal 35.000 vierkante meter opslagcapaciteit, voldoen niet langer. Bovendien verwacht het bedrijf de komende jaren een stijging van de verkoop en wil het haar distributiewerkzaamheden vanuit efficiëntie-overwegingen onderbrengen in één pand. Het bedrijf heeft zo’n vijf gemeenten in heel Nederland op de shortlist staan, waarmee het in gesprek gaat over geschikte vestigingslocaties. Zwolle is daar één van en heeft de voorkeur vanwege de nabijheid van Dedemsvaart, waar het gros van het personeel woont. Dat blijkt uiteindelijk ook de doorslag te geven.

Stapje extra
,,Ik vond het fantastisch nieuws”, zegt Gert Engelsman. ,,Samen met Jan Nabers, het hoofd van de afdeling Ruimte en Economie, ben ik direct begonnen met het samenstellen van een multidisciplinair team. We wisten dat wehkamp.nl haast had, eind 2013 wilden ze starten met de bouw, en dat kan alleen als je direct iedereen aan tafel hebt.” Dus worden in allerijl projectleiders, stedenbouwkundigen, verkeers- en milieudeskundigen, juristen en vastgoedspecialisten opgetrommeld.

Het team van zo’n 35 tot 40 medewerkers moet niet alleen bestaan uit diverse disciplines, het moeten ook mensen zijn die bereid zijn een stapje extra te doen. Tot ’s avonds laat doorwerken. Tot diep in de nacht desnoods. En in een enkel geval, zo rond het tekenen van de contracten, de hele nacht. Bovendien mag niemand iets van de onderhandelingen weten. wehkamp.nl is tenslotte ook nog met andere gemeenten in gesprek en het personeel is nog niet ingelicht. Wie zijn mond voorbij praat, kan een boete van 50 duizend euro tegemoet zien. Iedereen moet daarvoor tekenen.

,,Kijken naar de vraag”
De zoektocht naar een geschikt locatie viel nog niet mee, vertelt Programma directeur Andries van Daalen van RFS Holland Holding, moedermaatschappij van wehkamp.nl. ,,Bereikbaarheid was belangrijk. De snelheid waarmee we er konden bouwen en de afmeting in de juiste vorm.” De kavel op Hessenpoort is de snelst beschikbare plek binnen Zwolle die voldoet aan de wensen. Pas na 2020 zou dit worden vrijgegeven. Engelsman: ,,In dit soort situaties moet je kijken naar de vraag van de markt en de kansen voor de regio Zwolle. En dus hebben we het vroegtijdig uitgegeven.” Naast de vele voordelen heeft de plek twee nadelen. In het bestemmingsplan is een weg getekend op de plek waar wehkamp.nl wel had willen bouwen.

Van Daalen: ,,Een wijziging van een bestemmingsplan zou minimaal weer 8 weken duren. Dat vonden we te lang.” Het pand komt op dezelfde locatie, maar op een iets andere plek. Een ander nadeel is de stroomvoorziening. Of liever gezegd, het gebrek eraan. Van Daalen: ,,We moeten nu een eigen kabel laten aanleggen van 1,6 kilometer. Dat kost ons bijna een half miljoen euro.”

Creatief meedenken
Tijdens het onderhandelingstraject gaat de projectgroep van de gemeente, onder leiding van projectmanager Piet van de Kerkhof, wekelijks om tafel om de voortgang te bespreken. Er is dagelijks, soms wel tien keer, telefonisch contact tussen wehkamp.nl en de gemeente. De snelheid waarmee het hele proces is verlopen, kon alleen dankzij de opstelling van de ambtenaren, zegt Van Daalen. ,,Ik kon merken dat ik te maken had met mensen die in het bedrijfsleven hadden gewerkt. Als ik ’s avonds belde en wilde overleggen met vijftien ambtenaren, dan zaten we een halfuur later bij elkaar. Dat was uniek. Er werd heel goed en creatief meegedacht.”

Engelsman vult aan: ,,Regelgeving is een middel en geen doel. Alles is volgens de regels verlopen, maar door creatief om te gaan met de mogelijkheden, kun je sommige processen wat sneller later verlopen. Zo zijn we een keer een schaduwprocedure gestart voor een vergunningsaanvraag, zodat we op het moment dat de aanvraag echt kon worden gedaan, al een eind op weg waren.”
Ook de welstandscommissie wordt creatief ingeschakeld.

Van Daalen: ,,Omdat niet naar buiten mocht komen waarmee we bezig waren, hebben we twee vertrouwelijke sessies gehad met de welstandscommissie. Om alle speculaties te voorkomen, hebben we vergaderd op een andere locatie dan normaal. Tijdens die sessies hebben we alles zo ver doorgesproken, dat we tijdens de derde en openbare bijeenkomst in een halfuur klaar waren.”

,,Het wordt Zwolle”
Als Engelsman op vrijdag 28 september in het schermpje van zijn telefoon ziet dat Van Daalen belt, voelt hij de opwinding door zijn lijf gaan. Van Daalen spreekt de verlossende woorden: ‘Het wordt Zwolle.’ Even daarvoor heeft hij de andere gemeenten die in de race zijn afgebeld. ,,Ik heb direct alle betrokken collega’s ingelicht”, zegt Engelsman. ,,En we hebben het gezamenlijk succes volop gevierd.”

Nog steeds mag er niets naar buiten komen. Ook niet wanneer het personeel eind oktober wordt ingelicht. Eerst moet de Belgische investeerder, die door wehkamp.nl is aangetrokken voor de aankoop van de grond en het pand, de investering officieel bekendmaken. Van Daalen: ,,Het is een beursgenoteerd bedrijf. Dat houdt in dat zij deze investering op de dag dat de beurs opengaat, moeten publiceren. Juist die vrijdag was er een feestdag in België, waardoor zij het pas die maandag, 4 november, konden bekendmaken. Dat was ook de dag dat het officieel naar buiten mocht komen.”

Dat gaat op het laatste moment toch nog bijna mis. Van Daalen: ,,Op donderdag 31 oktober hebben wij al ons personeel in Dedemsvaart bij elkaar geroepen en hen de plannen uitgelegd. We hebben twee sessies met zo’n 300 man gehad. En ze op het hart gedrukt het nog niet publiek te maken.” Van Daalen ‘schrikt zich kapot’ als hij even later een Twitterbericht leest van een enthousiast familielid van een medewerker. ,,Na 11 minuten was dat gelukkig verwijderd.”

Enthousiast en trots
Op maandag 4 november verstuurt wehkamp.nl een persbericht met de kop: ‘Grootste geautomatiseerde e-commerce distributiecentrum voor wehkamp.nl’. Van Daalen: ,,Een dag later hing de hele internationale pers aan de telefoon. Vijf mensen hebben twee dagen continu vragen beantwoord.” Zowel Engelsman als Van Daalen noemen het hele traject een voorbeeldproces. Van Daalen: ,,Er is geen verkeerd woord gevallen. Iedereen die eraan meewerkte was enthousiast en is trots dat we dit met zijn allen hebben bereikt.”
 
Het nieuwe distributiecentrum van wehkamp.nl is naar verwachting medio 2015 operationeel. Er worden 4 miljoen artikelen opgeslagen. Een speciaal shuttlesysteem haalt met 468 geautomatiseerde treintjes (shuttles) artikelen op van 480.000 picklocaties. In totaal is er 2,5 kilometer stellage voor hanggoed en zijn er 8.000 palletlocaties. Het systeem kan 12.350 items per uur picken. Dat zijn zo’n 196.000 items per dag en maximaal 61 miljoen items per jaar.